Verwaltungsfachkraft (m/w/d) als Assistenz (m/w/d) der Sachgebiets- und der Abteilungsleitung - TX-17158749

Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit

Flexible Arbeitszeiten

Behördliches Gesundheitsmanagement

Vereinbarkeit von Familie und Beruf

30 Tage Urlaub plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung

Vermögenswirksame Leistungen

Fort- und Weiterbildungsakademie Inhouse

Sicherer Arbeitsplatz

Ideenmanagement

JobBike Bayern (Fahrradleasing)

Mobiles Arbeiten

Mitarbeitervergünstigungen

Mitarbeiterveranstaltungen (Sommerfest, Betriebsausflug etc.)

Beschäftigungsverhältnis / Bewertung
Die Einstellung erfolgt im Wege eines unbefristeten tarifrechtlichen Arbeitsverhältnisses. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 5.
Nähere Informationen zur Vergütung finden Sie unter https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/ .

Sie agieren als Assistenz (m/w/d) der Sachgebietsleitung

Sie kümmern sich gerne um die Aktenführung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und pflegen proaktiv die Adresslisten

Ihnen obliegen die E-Mail-Verwaltung und der E-Mail-Versand der Team-Postfächer

Sie kümmern sich um die Postverteilung und den Postversand sowie die Brief- und Paketannahme des gesamten Sachgebiets

Sie kümmern sich um den Versand von Vergabeunterlagen und unterstützen die Projektleiter sowie den Juristen bei öffentlichen Ausschreibungen

Die eigenverantwortliche Materialbestellung und -verwaltung des Teams liegen in Ihren Händen

Sie kümmern sich gerne um die Koordination und Überwachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungsfristen

Auch unterstützen Sie das Team bei der Organisation von Dienst- und Fortbildungsreisen

Sie arbeiten gerne bei der Organisation, Vorbereitung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen mit; hierbei helfen Sie auch bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächsunterlagen sowie bei der Protokollführung

Sie unterstützen auch bei der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, wie Dienstleistern oder Ministerien, und bereiten beispielsweise Anschreiben vor

Sie organisieren Web-Meetings und sorgen für deren reibungslosen Verlauf

Sie übernehmen Internet- und Literaturrecherchen und unterstützen bei Datenabfragen und -zusammenstellungen

Sie unterstützen die Fördermittelkoordinatorin bei der Koordination der finanziellen Mittel im Rahmen laufender und zukünftiger Förderprojekte, bei der Rechnungsprüfung und im Controlling der Fördermittel

Sie unterstützen die Projektleiter bei der Rechnungsabwicklung

Sie wirken mit im Pool der Abteilungsassistenz für das Landesinstitut Gesundheit und unterstützen die Abteilungsleitung vor Ort bei analogen Aufgaben (Aktenführung, Postversand, Materialbestellung) sowie bei der E-Mail-Verwaltung des Landesinstituts-Postfachs und bei weiteren anfallenden Aufgaben

Berufliche Anforderungen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.